Política de protección de la información personal
En Las Mercedes, nos comprometemos a brindarles a nuestros clientes un servicio excepcional. Como brindar este servicio implica la recopilación, el uso y la divulgación de cierta información personal sobre nuestros clientes, proteger su información personal es una de nuestras principales prioridades.
Si bien siempre hemos respetado la privacidad de nuestros clientes y salvaguardado su información personal, hemos fortalecido nuestro compromiso con la protección de la información personal que rige la forma en que recopilamos, usamos y divulgamos información personal.
Informaremos a nuestros clientes sobre por qué y cómo recopilamos, usamos y divulgamos su información personal, obtendremos su consentimiento cuando sea necesario y solo manejaremos su información personal de una manera que una persona razonable consideraría apropiada en las circunstancias.
Esta Política de protección de la información personal describe los principios y las prácticas que seguiremos para proteger la información personal de los clientes. Nuestro compromiso de privacidad incluye garantizar la precisión, confidencialidad y seguridad de la información personal de nuestros clientes y permitirles solicitar acceso y corrección de su información personal.
Esta Política de protección de la información personal se aplica a Las Mercedes.
Esta política también se aplica a cualquier proveedor de servicios que recopile, use o divulgue información personal en nombre de Las Mercedes.
Definiciones
Información personal: significa información sobre una persona identificable, por ejemplo, incluyendo nombre, edad, dirección y número de teléfono, número de seguro social, estado civil, religión, ingresos, historial crediticio, información médica, educación e información laboral.
Información de contacto: significa información que permitiría a una persona ser contactada en un lugar de negocios e incluye nombre, nombre o cargo, número de teléfono comercial, dirección comercial, correo electrónico comercial o número de fax comercial. La información de contacto no está cubierta por esta política.
Encargado de privacidad: significa la persona designada responsable de garantizar que Las Mercedes cumpla con esta política.
Política 1: Recopilación de información personal
A menos que los propósitos para la recopilación de información personal sean obvios y el cliente proporcione voluntariamente su información personal para esos fines, comunicaremos los propósitos para los cuales se recopila la información personal, ya sea oralmente o por escrito, antes o en el momento de la recopilación.
Solo recopilaremos información del cliente que sea necesaria para cumplir con los siguientes propósitos:
Verificar la identidad;
Identificar las preferencias del cliente;
Abrir y administrar una cuenta;
Entregar los productos y servicios solicitados;
Para inscribir al cliente en un programa;
Para garantizar un alto nivel de servicio a nuestros clientes;
Para cumplir con los requisitos reglamentarios.
Política 2 – Consentimiento
Obtendremos el consentimiento del cliente para recopilar, usar o divulgar información personal (excepto cuando, como se indica a continuación, estemos autorizados a hacerlo sin consentimiento).
El consentimiento puede ser, por ejemplo, oralmente, por escrito, electrónicamente, a través de un representante autorizado, o puede ser implícito cuando el propósito de la recopilación, el uso o la divulgación de la información personal se considere obvio y el cliente proporcione voluntariamente información personal para ese propósito.
El consentimiento también puede ser implícito cuando se le notifica al cliente y se le da una oportunidad razonable de optar por no permitir que su información personal se use para envíos postales, la comercialización de nuevos servicios o productos, la recaudación de fondos y el cliente no opta por no hacerlo.
Sujeto a ciertas excepciones, por ejemplo, si la información personal es necesaria para proporcionar el servicio o producto, o si la revocación del consentimiento frustraría el cumplimiento de una obligación legal, los clientes pueden retener o revocar su consentimiento para que Las Mercedes use su información personal de determinadas maneras. La decisión de un cliente de retener o retirar su consentimiento para ciertos usos de información personal puede restringir nuestra capacidad de proporcionar un servicio o producto en particular. De ser así, explicaremos la situación para ayudar al cliente a tomar la decisión.
Podemos recopilar, usar o divulgar información personal sin el conocimiento o consentimiento del cliente en las siguientes circunstancias limitadas:
Cuando la recopilación, el uso o la divulgación de información personal esté permitida o requerida por la ley;
En una emergencia que amenace la vida, la salud o la seguridad personal de una persona;
Cuando la información personal esté disponible en una fuente pública;
Cuando necesitemos asesoramiento legal de un abogado;
Con el fin de cobrar una deuda;
Para protegernos del fraude;
Para investigar un incumplimiento anticipado de un acuerdo o una contravención de la ley.
Política 3: Uso y divulgación de información personal
3.1 Solo utilizaremos o divulgaremos la información personal del cliente cuando sea necesario para cumplir con los fines identificados al momento de la recopilación o para un fin razonablemente relacionado con dichos fines, como:
Realizar encuestas a clientes con el fin de mejorar la prestación de nuestros servicios;
Comunicarnos directamente con nuestros clientes sobre productos y servicios que puedan ser de su interés;
3.2 No utilizaremos ni divulgaremos la información personal del cliente para ningún otro fin a menos que obtengamos el consentimiento para hacerlo.
3.3 No venderemos listas de clientes ni información personal a terceros a menos que tengamos el consentimiento para hacerlo.
Política 4: Retención de información personal
4.1 Si utilizamos la información personal del cliente para tomar una decisión que afecte directamente al cliente, conservaremos esa información personal durante al menos un año para que el cliente tenga una oportunidad razonable de solicitar acceso a ella.
4.2 Sujeto a la política 4.1, conservaremos la información personal del cliente solo durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines identificados o un fin legal o comercial.
Política 5 – Garantía de la exactitud de la información personal
5.1 Haremos todos los esfuerzos razonables para garantizar que la información personal del cliente sea precisa y completa cuando pueda utilizarse para tomar una decisión sobre el cliente o divulgarse a otra organización.
5.2 Los clientes pueden solicitar la corrección de su información personal para garantizar su exactitud e integridad. La solicitud de corrección de la información personal debe realizarse por escrito y proporcionar detalles suficientes para identificar la información personal y la corrección que se solicita.
5.3 Si se demuestra que la información personal es inexacta o incompleta, corregiremos la información según sea necesario y enviaremos la información corregida a cualquier organización a la que hayamos divulgado la información personal durante el año anterior. Si no se realiza la corrección, anotaremos la solicitud de corrección del cliente en el archivo.
Política 6 – Protección de la información personal
6.1 Nos comprometemos a garantizar la seguridad de la información personal del cliente para protegerla del acceso, la recopilación, el uso, la divulgación, la copia, la modificación o la eliminación no autorizados o riesgos similares.
6.2 Se seguirán las siguientes medidas de seguridad para garantizar que la información personal del cliente esté protegida adecuadamente:
el uso de archivadores cerrados con llave; la protección física de las oficinas donde se guarda la información personal; el uso de identificaciones de usuario, contraseñas, cifrado, cortafuegos; la restricción del acceso de los empleados a la información personal según corresponda, es decir, solo aquellos que necesiten saberla tendrán acceso; la exigencia contractual de que los proveedores de servicios proporcionen medidas de seguridad comparables.
6.3 Utilizaremos las medidas de seguridad adecuadas al destruir la información personal del cliente. Dichos ejemplos pueden incluir: triturar documentos, eliminar información almacenada electrónicamente.
6.4 Revisaremos y actualizaremos continuamente nuestras políticas y controles de seguridad a medida que cambie la tecnología para garantizar la seguridad continua de la información personal.
Política 7: proporcionar a los clientes acceso a la información personal
7.1 Los clientes tienen derecho a acceder a su información personal, sujeto a excepciones limitadas.
Algunos ejemplos incluyen: privilegio abogado-cliente, la divulgación revelaría información personal sobre otra persona, preocupaciones de salud y seguridad.
7.2 Una solicitud de acceso a la información personal debe realizarse por escrito y proporcionar detalles suficientes para identificar la información personal que se busca.
7.3 Si lo solicitan, también les informaremos a los clientes cómo utilizamos su información personal y a quién se la hemos revelado, si corresponde.
7.4 Pondremos a su disposición la información solicitada en un plazo de 30 días hábiles o le notificaremos por escrito una extensión cuando se requiera más tiempo para cumplir con la solicitud.
7.5 Se puede cobrar una tarifa mínima por brindar acceso a la información personal. Cuando se aplique una tarifa, informaremos al cliente sobre el costo y le solicitaremos instrucciones adicionales sobre si debemos o no proceder con la solicitud.
7.6 Si una solicitud se rechaza total o parcialmente, notificaremos al cliente por escrito, indicando los motivos de la negativa y los recursos disponibles para el cliente.
Política 8: Preguntas y quejas: el papel del responsable de privacidad o la persona designada
8.1 El responsable de privacidad o la persona designada es responsable de garantizar que Las Mercedes cumpla con esta política y la Ley de Protección de Información Personal.
8.2 Los clientes deben dirigir cualquier queja, inquietud o pregunta relacionada con el cumplimiento de Las Mercedes por escrito al responsable de privacidad.
Datos de contacto del Responsable de Privacidad de Las Mercedes o persona designada:
Las Mercedes
administracion@lasmercedes.com.co
Tel: (+57) 312-358-5109